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Unternehmerisch (Wirtschaftlich)

Hermes Zertifizierung – Anleitung zur Projektinitiierung

Eine Zertifizierung stellt zu Beginn die Ruhe vor dem Sturm dar. Es muss alles in Ordnung gebracht werden, damit die Kernarbeit beginnt. Ein Projekt wie die Hermes Zertifizierung ist entscheidend für den weiteren Erfolg.

Ein Projekt hält ein Minenfeld von Aufgaben bereit, welche die Entwicklung eines Projektes maßgeblich beeinflussen können. Schlussendlich kannst nur du alleine den Ton bestimmen für den Erfolg oder das Scheitern. Damit ein Projekt gut startet sind nachfolgende Punkte wichtig.

Phase der Projektinitiierung

Der Lebenszyklus eines Projektes ist unterschiedlich lange ausgeprägt. Unabhängig davon und von der ausgewählten Methodik bzw. Prozess, muss ein Projekt irgendwann und irgendwo starten. Dabei besteht jedes Vorhaben aus den fünf Schritten:

  • Einleitung
  • Planung
  • Durchführung
  • Überwachung und Kontrolle
  • Abschluss

Die erste Phase stellt die Einleitungsphase dar. Hier wird das Projekt mit dem Team, den Kunden und Stakeholdern gestartet. Es werden alle notwendigen Informationen gesammelt um den Umfang definieren und Zeitpläne und Kosten festlegen und bestimmen zu können. Diese Phase stellt die Projektinitiierung dar.

Der Projektstart und die Phase der Projektinitiierung

Die Projektinitiierungsphase bringt in der Regel als Ergebnis eines von zwei Dokumenten, ab und an auch beide Dokumente, hervor. Dabei spricht man vom sogenannten Projekt-Initiierungsdokument und von der Leistungsbeschreibung. Damit man sich auf die Projektinitiierung konzentrieren kann, lohnt es sich das Dokument in drei wichtigen Bereichen zu bearbeiten:

  • Menschen
  • Prozesse
  • Produkt

Die Menschen

Der Bereich des Menschen umfasst das Team, die Stakeholder und dich selbst. Zu Beginn steht die Planung der Teamgestaltung an. Dies bedeutet das Team muss definiert und aufgestellt werden.

Hierfür eine Checkliste mit den wesentlichen Anforderungen an das Team:

  • Fähigkeiten: Was muss das Team tun?
  • Erfahrungen: Woran müssen die Teilnehmer zuvor gearbeitet haben?
  • Stakeholder: Wie sieht die Kommunikation untereinander aus?
  • Verfügbarkeit: Haben die Teilnehmer Zeit sich mit einzubringen?
  • Budget: Kannst du dir das wirklich Leisten?

Nachdem das Team aufgestellt wurde muss es den richtigen Weg einschlagen. Hierfür ist es notwendig das Team auch von Anfang an mit Einzubinden. So ist es vom Vorteil vor jedem Kunden-Kick-Off-Gespräch ein internes Kick-Off durchzuführen. Damit werden die Teammitglieder von Anfang an mit eingebunden.

Einige Bereiche, welche unbedingt mit dem Team vorab geklärt und diskutiert werden sollen sind:

  • Wie: Die Arbeitsweise des Teams
  • Wie und Wann: Feedback von Kunden und Stakeholdern
  • Wie: Kommunikation zwischen dem Team, Kunden und Stakeholdern
  • Welche: Interne regelmäßigen Teamabsprachen
  • Wie: Rückstände ad-hoc oder geplant angreifen?

Im Bereich der Stakeholder sollte vorab geklärt werden, wer beteiligt und wann er beteiligt ist. Zudem muss die Projektkommunikation festgelegt werden.

Bei allem Stress um deinem Team, den Kunden oder den Stakeholdern gerecht zu werden darfst du dich selbst und deine persönlichen Erwartungen an das Projekt nicht vergessen.

Die Prozesse

Es ist enorm wichtig den Prozess von Beginn an festzulegen, da er für dein Team und dich klare Vorgaben setzt.

Projektmanager bestehen seit jeher darauf die Methodik festzulegen. Bei der Auswahl gilt es folgende Kriterien zu berücksichtigen:

  • Projektgröße
  • Fixierung Termine, Umfang und Budget
  • Teamverfügbarkeit
  • Vollzeitteam oder Zusammenlegen mit weiteren Projekten?
  • Arbeitsweise des Kunden
  • Verfügbarkeit eines voll investierten Kunden-Projektleiter

Anschließend müssen die richtigen Tools für das Projekt ausgewählt werden. Die Einsetzbarkeit mancher Tools hängt vor allem vom Projekt, dem Team, Kunden und dem verfügbaren Budget ab. Auf alle Fälle sollten Tools für die Ressourcenplanung, Projektplanung, Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektleitung zur Verfügung stehen.

Der letzte Punkt beim Prozess stellen die Risiken dar. Es gilt stets Vorauszudenken um im Voraus handeln zu können.

Das Produkt

Das Produkt muss genau definiert werden. Zu Beginn müssen die Anforderungen an das Projekt geklärt werden. Damit wird ein klares Verständnis für den Projekthintergrund geschaffen. Anschließend lege den Umfang und die Leistungen fest. Worum handelt es sich bei dem Produkt?, stellt nur eine der zu klärenden wesentlichen Fragen dar.

Sind diese Bereiche geklärt gilt es das Budget und die Zeit zu planen und Erfolgsmaßstäbe zu definieren.

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