Tipps zur Suche einer Eventlocation

Die Planung eines Events bringt unterschiedlichste Aufgaben mit sich. Dabei kommt es vor allen Dingen darauf an, den Bezug zum jeweiligen Anlass nicht zu verlieren, denn sonst kann selbst der beste und schönste Ort für ein Event am Ende nicht wirken. Bei der Suche nach der perfekten Eventlocation sollte daher einiges beachtet werden.

Lage und Größe einer Eventlocation

Ein Event fällt und steht mit der Auswahl der passenden Location. Dabei sollte vorrangig in der Planung jedoch keineswegs auf die optischen Eindrücke zunächst eingegangen werden, denn Größe und Lage einer Location sind als Schlüsselparameter zu beachten. Im Zuge der Planung sollten Überlegungen angestellt werden, welche sich auf die zu erwartende Gästeanzahl beziehen. Natürlich gilt es hierbei dafür zu sorgen, dass ausreichend Raum für die Gäste vorhanden ist, jedoch sollte die ausgewählte Eventlocation keinesfalls zu groß gewählt werden. Leere und freibleibende Stuhlreihen können schnell den Eindruck vermitteln, dass die Veranstaltung nicht gut ankam, weshalb ausreichend, jedoch etwas knapper, geplant werden sollte.

Obgleich Bus, Flugzeug oder Bahn zunehmenden Zuspruch unter den Reisenden erhalten, gilt es bei der Lage der Eventlocation speziell die Autofahrer zu berücksichtigen. Immer noch kommen die meisten Besucher einer Veranstaltung mit dem eigenen PKW. Es ist daher ratsam, eine Location auszuwählen, welche mit dem Auto gut erreicht werden kann. Vor Ort bringt dies zudem die Erfordernis mit sich, dass ausreichend Parkplätze angeboten werden. Wenn hierfür zudem Budget zur Verfügung steht, sollten Besucher der Veranstaltung kostenlos parken können, denn dies sorgt bereits vor Veranstaltungsbeginn für ein Lächeln beim eingeladenen Gast.

Infrastruktur und Ausstattung der Eventlocation

Die Wahl einer Eventlocation hängt im zweiten Schritt auch von ihrer Ausstattung und der gebotenen Infrastruktur ab. Kann beispielsweise vorhandenes Equipment genutzt werden, um Vorträge abzuhalten, oder ein Showprogramm auf die Bühne zu bringen, so erleichtert dies die gesamte Planungsphase der Veranstaltung.

In Sachen Infrastruktur der Eventlocation gilt es abzuklären, ob beispielsweise Außenflächen vorhanden sind und ob diese gegebenenfalls genutzt werden können. Speziell während den Sommermonaten kann somit die Verpflegung durch ein Live-Cooking oder Grillen im Freien stattfinden. Doch auch für ein „Come Together“ mit Networking nach der Veranstaltung ist dies wichtig. Wird beispielsweise eine Terrasse mit Aussicht oder Blick auf das Wasser inklusive Sitzmöglichkeiten geboten, hinterlässt dies bei den Teilnehmern einen guten Eindruck.

Eine geeignete Eventlocation zu finden, welche schlussendlich für die eigenen Anforderungen den passenden Rahmen bietet, erfordert durchaus etwas Arbeit, sorgt jedoch dafür, dass dem Gelingen der jeweiligen Veranstaltung nichts im Wege steht.

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